Regulamin serwisu EpicCRM

Ostatnia aktualizacja: 17 czerwca 2026 · Wersja 1.0

1. Operator

Serwis EpicCRM („Usługa”) prowadzi Web Systems, przedsiębiorca wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), z siedzibą przy ul. Dąbrowskiego 249/23, 93-231 Łódź, NIP 7292462454 („Operator”, „my”).

Kontakt: [email protected].

2. Definicje

• Usługa — aplikacja EpicCRM dostępna pod app.epiccrm.eu oraz powiązane strony, API i funkcje.
• Klient / Ty — organizacja lub osoba, która zakłada konto i korzysta z Usługi.
• Organizacja — przestrzeń zespołu tworzona przy rejestracji; dane są izolowane per Organizacja.
• Użytkownik — osoba upoważniona przez Klienta do korzystania z Usługi w ramach miejsca (seat).
• Dane Klienta — dane wprowadzane do Usługi (kontakty, firmy, szanse, zadania, zgłoszenia, notatki, dane kalendarzy itp.).
• Subskrypcja — wybrany płatny plan i liczba miejsc.

3. Usługa

EpicCRM to platforma CRM w modelu SaaS (oprogramowanie jako usługa). Oferuje m.in. zarządzanie kontaktami i firmami, lejek sprzedaży, zadania, help desk, analitykę, integrację z e-mail marketingiem oraz import kalendarzy zewnętrznych (Google, Apple, CalDAV). Zakres funkcji zależy od planu.

Możemy dodawać, zmieniać lub usuwać funkcje. Nie ograniczymy istotnie podstawowej funkcjonalności płatnego planu w trakcie opłaconego okresu rozliczeniowego bez powiadomienia.

4. Konto i wymagania

• Korzystanie z Usługi wymaga ukończenia 18 lat i zdolności do zawarcia wiążącej umowy.
• Usługa jest przeznaczona do zastosowań profesjonalnych/biznesowych.
• Odpowiadasz za prawdziwość danych rejestracyjnych, poufność danych logowania oraz za działania w ramach swojego konta i kont swoich Użytkowników.
• Osoba zakładająca Organizację staje się jej właścicielem i pierwszym menedżerem; może zapraszać, zarządzać i usuwać Użytkowników w ramach dostępnych miejsc.
• O nieautoryzowanym dostępie niezwłocznie poinformuj nas na [email protected].

5. Plany, miejsca i płatności

Płatne plany rozliczane są per Organizacja w modelu „cena bazowa + miejsca”: każdy plan zawiera pulę miejsc, a dodatkowe miejsca są płatne wg ceny za miejsce danego planu. Aktualny cennik: epiccrm.pl/cennik.

• Cykl rozliczeniowy. Subskrypcje rozliczane są miesięcznie z góry, w EUR, o ile nie wskazano inaczej.
• Operator płatności. Płatności obsługuje Stripe. Subskrybując, akceptujesz także odpowiednie warunki Stripe. Nie przechowujemy pełnych numerów kart.
• Zmiana liczby miejsc. Miejsca można dodać w dowolnym momencie; opłaty są naliczane proporcjonalnie lub w kolejnym cyklu zgodnie z mechanizmem operatora płatności. Liczba aktywnych i oczekujących Użytkowników nie może przekroczyć liczby wykupionych miejsc.
• Podatki. Ceny nie zawierają VAT ani innych należnych podatków, o ile nie wskazano inaczej; podatki doliczane są zgodnie z przepisami.
• Brak płatności. W razie nieudanej płatności możemy — po rozsądnym powiadomieniu — obniżyć plan, zawiesić lub ograniczyć konto (w tym do limitów planu darmowego).
• Zwroty. Poza przypadkami wymaganymi prawem opłaty już uiszczone nie podlegają zwrotowi. Subskrypcję możesz anulować w dowolnym momencie; anulowanie wstrzymuje kolejne odnowienia, a funkcje płatne pozostają dostępne do końca opłaconego okresu.

6. Plan darmowy

Udostępniamy plan darmowy ograniczony do jednego Użytkownika i o ograniczonej funkcjonalności. Plan darmowy świadczony jest „tak jak jest” (as is), może ulegać zmianom i mieć limity użycia (np. limit liczby kontaktów). Możemy zakończyć udostępnianie planu darmowego za rozsądnym powiadomieniem.

7. Zasady korzystania

Zobowiązujesz się nie korzystać z Usługi (i nie pozwalać na to Użytkownikom ani osobom trzecim) w sposób, który:

• narusza prawo lub prawa osób trzecich, w tym przepisy o ochronie danych i przeciwdziałaniu spamowi;
• polega na przesyłaniu złośliwego oprogramowania, próbach nieautoryzowanego dostępu, skanowaniu lub zakłócaniu Usługi i jej infrastruktury;
• polega na inżynierii wstecznej, odsprzedaży lub udostępnianiu Usługi osobom trzecim poza dozwolonym zakresem (np. zapraszaniem własnych Użytkowników);
• polega na wysyłaniu niezamówionych komunikatów (spam) z wykorzystaniem danych z Usługi lub integracji;
• polega na przetwarzaniu szczególnych kategorii danych bez podstawy prawnej i odpowiednich zabezpieczeń.

Wyłącznie Ty odpowiadasz za zapewnienie podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych Twoich kontaktów, które wprowadzasz do Usługi.

8. Twoje dane i treści

W relacji między nami to Ty pozostajesz uprawniony do Danych Klienta. Udzielasz nam ograniczonej licencji na hosting, przetwarzanie i przesyłanie Danych Klienta wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia i wsparcia Usługi.

W zakresie, w jakim przetwarzamy dane osobowe w Twoim imieniu, działamy jako podmiot przetwarzający, a Ty jako administrator. Warunki tego przetwarzania określa Umowa powierzenia przetwarzania (DPA). Sposób przetwarzania danych opisuje Polityka prywatności.

Dane Klienta możesz eksportować w trakcie aktywności konta. Po rozwiązaniu możemy usunąć Dane Klienta po okresie wskazanym w DPA / Polityce prywatności.

9. Integracje zewnętrzne

Usługa może łączyć się z usługami zewnętrznymi, które samodzielnie włączasz (np. Google Calendar, kalendarze Apple/CalDAV, Stripe, integracje e-mail marketingu). Korzystanie z nich podlega ich własnym regulaminom i politykom prywatności. Nie odpowiadamy za usługi zewnętrzne i możemy wycofać integrację, jeśli dostawca zmieni lub odbierze dostęp.

10. Własność intelektualna

Usługa, w tym oprogramowanie, projekt, znaki towarowe i treści (z wyłączeniem Danych Klienta), należy do Operatora lub jego licencjodawców i jest chroniona prawem. Udzielamy Ci niewyłącznego, nieprzenoszalnego, odwołalnego prawa do korzystania z Usługi w okresie subskrypcji, wyłącznie na potrzeby wewnętrzne Twojej działalności.

11. Dostępność i wsparcie

Dążymy do wysokiej dostępności, ale nie gwarantujemy nieprzerwanego, bezbłędnego działania. Konserwacja, aktualizacje lub czynniki od nas niezależne mogą powodować przerwy. Wsparcie świadczymy mailowo: [email protected]; czas reakcji zależy od planu.

12. Odpowiedzialność

W zakresie dozwolonym prawem Usługa świadczona jest „tak jak jest” i „w miarę dostępności”, bez gwarancji. W maksymalnym zakresie dozwolonym prawem nasza łączna odpowiedzialność związana z Usługą w danym okresie 12 miesięcy ogranicza się do opłat uiszczonych nam za Usługę w tym okresie. Nie odpowiadamy za szkody pośrednie, utracone korzyści, przychody ani dane. Powyższe ograniczenia nie wyłączają odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na mocy prawa (m.in. za winę umyślną oraz uprawnień konsumentów).

13. Prawo odstąpienia (konsumenci)

Jeśli jesteś konsumentem lub przedsiębiorcą na prawach konsumenta, co do zasady przysługuje Ci prawo odstąpienia od umowy w terminie 14 dni. W przypadku usług cyfrowych świadczonych za zapłatą, jeżeli wyrazisz zgodę na rozpoczęcie świadczenia przed upływem terminu odstąpienia i przyjmiesz do wiadomości utratę prawa odstąpienia, prawo to wygasa z chwilą pełnego wykonania usługi. Szczegóły i wzór formularza odstąpienia udostępniamy na żądanie pod [email protected].

14. Zawieszenie i rozwiązanie

Możesz w dowolnym momencie zakończyć korzystanie, anulując subskrypcję lub zamykając konto. Możemy zawiesić lub zakończyć dostęp w razie istotnego naruszenia Regulaminu (w tym braku płatności lub zakazanego użycia), gdy wymaga tego prawo, lub w celu ochrony Usługi i innych klientów. W miarę możliwości powiadomimy i damy szansę usunięcia naruszenia.

15. Zmiany regulaminu

Możemy aktualizować Regulamin. Opublikujemy nową wersję z datą aktualizacji, a o istotnych zmianach powiadomimy z rozsądnym wyprzedzeniem (np. mailowo lub w aplikacji). Dalsze korzystanie po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację. Jeśli się nie zgadzasz, zaprzestań korzystania z Usługi.

16. Reklamacje i prawo właściwe

Reklamacje przyjmujemy na [email protected] i rozpatrujemy w rozsądnym terminie (zwykle do 14 dni). Regulamin podlega prawu polskiemu i właściwym przepisom Unii Europejskiej; nie pozbawia to konsumenta ochrony wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów. Sądem właściwym jest sąd właściwy dla siedziby Operatora, z zastrzeżeniem przepisów o ochronie konsumentów. Konsument może też skorzystać z platformy ODR Komisji Europejskiej: ec.europa.eu/consumers/odr.