Follow-up oferty: co robić po wysłaniu wyceny

Dobry follow-up oferty zaczyna się, zanim klikniesz „wyślij”. Ustal z klientem kolejny krok, wpisz do kalendarza konkretne terminy kontaktu i pilnuj, żeby każda wiadomość coś wnosiła, zamiast pytać „czy są jakieś wieści?”. Brzmi znajomo? Szczegółowa wycena poszła, skrzynka milczy, a przypominanie się wydaje się nachalne. Plan zdejmuje z tego zgadywanie. Ten poradnik dotyczy wycen, o które klient sam poprosił. Jeśli chodzi o osoby, które o nic nie prosiły, zajrzyj do naszego poradnika o follow-upach w zimnym mailingu.

Co powinno się wydarzyć, zanim wycena wyjdzie z Twojej skrzynki?

Umów się z klientem na datę decyzji i kolejną rozmowę, póki jeszcze masz jego uwagę. Nie później. Zapytaj, kto jeszcze zatwierdza zakup, jak u nich wygląda akceptacja budżetu i co mogłoby zablokować współpracę. Te odpowiedzi powiedzą Ci, kiedy cisza jest normalna, a kiedy to sygnał ostrzegawczy. Potem wyślij wycenę z krótkim mailem, w którym powtórzysz ustalony kolejny krok i datę, kiedy się odezwiesz. Ja zaproponowałbym też krótką rozmowę, na której omówisz ofertę, bo osoby, których nie było na spotkaniu, przeczytają Twoje liczby bez kontekstu (i dopiszą sobie do nich własną historię, zwykle mało pochlebną).

Kiedy wysyłać kolejne follow-upy oferty: prosty harmonogram

Odezwij się w dniu, który ustaliliście. Proste. Jeśli żadnej daty nie było, postaw na krótką sekwencję z odstępami zamiast codziennego przypominania. Na przykład taką:

1. Potwierdzenie odbioru w ciągu dnia lub dwóch, z propozycją odpowiedzi na pytania.
2. Pierwszy prawdziwy kontakt, gdy klient miał już czas przejrzeć dokument.
3. Follow-up z wartością mniej więcej tydzień później, z czymś nowym do dodania.
4. Bezpośrednie pytanie o status, czyli na jakim etapie jest decyzja.
5. Wiadomość zamykająca, która grzecznie kończy temat.

Jakie odstępy? To zależy od wielkości transakcji i od tego, jak klient podejmuje decyzje. Nie od Twoich nerwów. Duży kontrakt, który musi zatwierdzić zarząd, idzie wolniej niż małe zlecenie, które właściciel podpisuje przy kawie.

Co napisać w mailu z follow-upem oferty handlowej

Każdy mail z follow-upem oferty handlowej musi dać klientowi powód do odpowiedzi. Może to być doprecyzowany element zakresu. Może to być odpowiedź na obiekcję, którą widzisz na horyzoncie, propozycja podzielenia prac na etapy albo krótkie wyjaśnienie, jak poradzisz sobie z trudniejszą częścią projektu. Kilka prostych przykładów:

• Pierwszy kontakt: „Czy wycena obejmuje wszystko, o czym rozmawialiśmy? Chętnie przejdę przez nią z Waszą osobą od finansów w piętnaście minut.”
• Wartość dodana: „Jedna myśl co do wdrożenia: moglibyśmy zacząć tylko od pierwszego etapu, a resztę zostawić na kolejny kwartał. Czy to ułatwiłoby sprawę z budżetem?”
• Pytanie o status: „Czy ten temat jest nadal na Waszej liście na ten miesiąc, czy termin się przesunął?”

Krótka wiadomość, jedno pytanie, łatwe do odpowiedzi. Tyle. I skreśl „chciałem tylko zapytać”, „podbijam temat” oraz wszelkie wzbudzanie poczucia winy za milczenie. Nikt jeszcze nie podpisał umowy dlatego, że głupio mu było, że Cię ignoruje.

Gdy klient milknie: jak wznowić rozmowę

Cisza zwykle oznacza, że coś utknęło po stronie klienta, sprawa budżetu wciąż jest otwarta albo inny priorytet wskoczył przed kolejkę. Rzadko oznacza stanowcze „nie”. Zmień więc kanał. Zadzwoń albo napisz do innej osoby, którą poznałeś. Zadaj pytanie, na które łatwo odpowiedzieć, na przykład czy blokadą jest termin, zakres czy cena. Dalej nic? Wyślij maila pożegnalnego: „Na razie zamykam ten temat u siebie. Jeśli projekt wróci, po prostu odpisz, a do niego wrócimy.” Zabawne, ale wiadomość, która zdejmuje z klienta presję, często dostaje najszczerszą odpowiedź w całym wątku.

Jak nie dopuścić, żeby etap „oferta wysłana” stał się cmentarzyskiem

Etap „oferta wysłana” to aktywny krok w Twoim lejku sprzedaży, z właścicielem i zadaniem na konkretny dzień. To nie poczekalnia. Najlepiej działa w krótkim lejku od oferty do zamknięcia, w którym każdy etap ma jasne wyjście. W EpicCRM szansa sprzedaży zostaje na swoim etapie z przypisanym handlowcem i zadaniem follow-upu, a automatyczne przypomnienia o zadaniach przychodzą mailem, w aplikacji albo na Slacku. Samą wycenę nadal przygotowujesz w narzędziu, którego już używasz.

W zespołach śledzenie szans każdego handlowca w EpicCRM sprawia, że niczyje wyceny nie zapadają się po cichu w zapomnienie. Ustalcie też zasadę, kiedy szansa zostaje oznaczona jako przegrana, i zapisujcie powód. Nudne? Trochę. Ale czyste dane o etapach sprawiają, że lejek pokazuje prawdę, a prognozowanie przy małej ilości danych staje się dużo bardziej wiarygodne.

W skrócie: dobry follow-up oferty planujesz, zanim wycena wyjdzie, opierasz na datach, w każdej wiadomości dajesz coś wartościowego i prowadzisz go, aż usłyszysz jasne „tak” albo „nie”. Robiony w ten sposób kontakt po wysłaniu wyceny wygląda jak obsługa klienta, a nie presja, i klienci na niego odpowiadają. Otwórz dziś swój lejek i daj każdej wycenie na etapie „oferta wysłana” kolejny krok i datę.

FAQ