Obsługa reklamacji klientów: proces dla małych zespołów wsparcia

Obsługa reklamacji w małym zespole sprowadza się do trzech rzeczy: każda reklamacja trafia w jedno miejsce, ma jednego właściciela i widoczny status aż do zamknięcia. Reklamacje przychodzą telefonicznie, mailowo i przez handlowca, a nikt nie potrafi powiedzieć, które są już załatwione? Poniższy proces to naprawia. Dotyczy rozwiązywania reklamacji od klientów B2B. Zbieranie ogólnych opinii i ankiety satysfakcji to osobny temat.

Dlaczego reklamacje giną w małym zespole B2B?

Wpływają kilkoma kanałami, a potem leżą w prywatnych skrzynkach, notesach i w czyjejś głowie. Telefon ktoś zanotuje na kartce i nigdy go nie przepisze. Mail trafia do jednej osoby, która akurat wyjeżdża na dwa tygodnie urlopu. A klient wspomina o problemie opiekunowi podczas rozmowy handlowej, a opiekun zakłada, że dział wsparcia już wie. Klasyka.

Szkody są ciche, ale realne. Dwie osoby zajmują się tą samą sprawą i nic o sobie nie wiedzą. Klient dostaje te same pytania dwa razy. A nierozwiązany problem wraca po kilku miesiącach, dokładnie wtedy, gdy trzeba odnowić umowę (oczywiście w najgorszym możliwym momencie). Prowadzenie obsługi klienta w kilku kanałach jest w porządku. Pod warunkiem, że wszystko, co z nich przychodzi, trafia do jednego rejestru.

Krok 1: Rejestrowanie reklamacji w jednym wspólnym miejscu

Każdą reklamację zapisujesz, niezależnie od kanału, na jednej liście widocznej dla całego zespołu. Na tym polega cały pomysł. Każdy wpis potrzebuje tylko kilku pól:

1. Firma klienta i osoba kontaktowa
2. Data zgłoszenia
3. Kanał (telefon, e-mail, handlowiec, spotkanie)
4. Krótki opis słowami klienta
5. Zamówienie lub umowa, której dotyczy
6. Właściciel
7. Status

Pola są mniej ważne niż jedna zasada: reklamację zgłoszoną ustnie wpisuje na listę tego samego dnia osoba, która ją usłyszała. Handlowcy też. Każdy, kto odbiera telefon, też. Na start wystarczy wspólny arkusz. Ale gdy reklamacji mailowych robi się dużo, jeden help desk do poczty oszczędza kopiowania i trzyma każdy wątek przy jego wpisie.

Krok 2: Kto odpowiada za reklamację i jaki ma ona status?

Każda reklamacja potrzebuje dokładnie jednego, imiennie wskazanego właściciela, który odpowiada za nią, dopóki klient nie potwierdzi zamknięcia. Nie zespołu. Jednej osoby. Właściciel nie musi jednak wszystkiego naprawiać sam. Jego zadaniem jest zaangażować ludzi, którzy potrafią rozwiązać problem, i informować klienta na bieżąco, żeby nikt po stronie klienta nie zastanawiał się, kogo ma pytać.

Statusy niech będą krótkie i stałe: nowa, w toku, czeka na klienta, rozwiązana, zamknięta. Do tego etykieta priorytetu według wpływu na biznes, a nie według tego, jak głośno klient mówił przez telefon:

• Wysoki: praca klienta stoi
• Średni: błąd w fakturze albo błędna dostawa
• Niski: drobna niedogodność, którą da się obejść

Krok 3: Jak właściwie odpowiadać na reklamacje klientów

Pierwsza odpowiedź potwierdza przyjęcie zgłoszenia, opisuje problem własnymi słowami, podaje osobę, która się nim zajmuje, i mówi, kiedy klient dostanie kolejną wiadomość. Po co opisywać problem od nowa? Bo to pokazuje, że naprawdę go zrozumiałeś, i wyłapuje nieporozumienia, zanim ktoś zmarnuje tydzień na niewłaściwą poprawkę. A konkretna data następnego kontaktu jest lepsza niż szybka obietnica naprawy. Zawsze.

Czego unikać: sporu o to, czyja to wina, już w pierwszej wiadomości, ogólników w stylu „przyjrzymy się sprawie” i milczenia na czas wyjaśniania. Poważna albo emocjonalna sprawa? Zadzwoń zamiast pisać, a potem wyślij krótkie pisemne podsumowanie, żeby zapis był kompletny. Zanim cokolwiek odpiszesz, sprawdź historię klienta: wcześniejsze zamówienia, otwarte szanse sprzedaży, dawne problemy. Dzięki zgłoszeniom powiązanym z historią klienta właściciel widzi to wszystko bez pytania działu sprzedaży.

Krok 4: Rozpatrywanie reklamacji od diagnozy do zamknięcia

Rozpatrzenie reklamacji to znalezienie przyczyny, uzgodnienie rozwiązania z klientem, jego wdrożenie i uzyskanie potwierdzenia, zanim cokolwiek zamkniesz. W praktyce kolejność wygląda tak:

1. Odtwórz albo zweryfikuj problem.
2. Znajdź przyczynę źródłową, a nie tylko objaw.
3. Zaproponuj rozwiązanie lub rekompensatę.
4. Uzgodnij je z klientem.
5. Wdróż rozwiązanie.
6. Poproś klienta o potwierdzenie, że działa.
7. Zamknij reklamację.

Potrzebna pomoc księgowości, logistyki albo programisty? Właściciel korzysta z wewnętrznych zadań i komentarzy przy samej reklamacji, a nie z maili na boku, dzięki czemu cała historia zostaje w jednym miejscu. I zamyka dopiero po potwierdzeniu klienta. Reklamacja zamknięta wewnętrznie, ale nigdy niezaakceptowana przez klienta, lubi wracać. Zwykle w gorszym nastroju.

Jak co miesiąc przeglądać proces obsługi reklamacji

Krótki comiesięczny przegląd ostatnich reklamacji pokazuje, które problemy się powtarzają i gdzie proces się ciągnie. Szukaj trzech rzeczy: otwartych reklamacji bez właściciela, reklamacji utkniętych w jednym statusie od tygodni oraz przyczyn, które wracają przy tym samym produkcie albo kliencie.

Powtarzające się przyczyny wymagają trwałej poprawki - w produkcie, dokumentacji albo wdrażaniu klienta. Właśnie tu przekuwanie opinii w działanie naprawdę się opłaca. A jeśli arkusz przestaje nadążać? EpicCRM tworzy zgłoszenia help desku z maili, ze statusem, priorytetem, właścicielem i śledzeniem czasu odpowiedzi, a plan Business dodaje raporty obsługi zgłoszeń. Dla kilkuosobowego zespołu to praktyczny CRM dla działu obsługi klienta.

Podsumowując, obsługa reklamacji w małym zespole to: jedna lista, jeden właściciel na reklamację, jasne statusy i zamknięcie potwierdzone przez klienta. Tyle. Zacznij w tym tygodniu. Wyciągnij wszystkie otwarte reklamacje ze skrzynek, notesów i działu sprzedaży na jedną listę, przypisz każdej właściciela, a w piątek będziesz wiedzieć, którzy klienci wciąż czekają.

FAQ