Kopia zapasowa i przywracanie danych w CRM: co powinna sprawdzić mała firma

Kopia zapasowa CRM przydaje się tylko wtedy, gdy wiesz trzy rzeczy: kto ją robi, co obejmuje i jak szybko da się odzyskać jeden rekord (albo całe konto). Sprawdź więc, co robi Twój dostawca. A potem trzymaj też własną kopię danych. Wiele małych firm przeniosło klientów, szanse sprzedaży i umowy do CRM w chmurze, a nikt w zespole nie wie, co się stanie po przypadkowym usunięciu danych albo utracie dostępu do konta. Brzmi znajomo? Ten poradnik pokazuje, o co zapytać dostawcę, jak prowadzić własną kopię w prosty, powtarzalny sposób i jak zrobić test przywracania, który pokaże, czy całość naprawdę działa.

Kopie dostawcy a własna kopia danych klientów: czym się różnią?

Kopie zapasowe dostawcy chronią jego platformę. Twoja własna kopia chroni Twoją firmę. To dwa różne zadania. Dostawcy robią kopie, żeby móc się podnieść po awarii po swojej stronie, na przykład po padnięciu serwera albo uszkodzeniu bazy danych, a klienci zwykle w ogóle nie mogą ich otworzyć ani przejrzeć. Eksport, który robisz sam, to plik pod Twoją kontrolą. Odczytasz go nawet wtedy, gdy konto zostanie zablokowane, subskrypcja wygaśnie albo przejdziesz na inny system.

Szczerze mówiąc, mała firma potrzebuje obu. Kopie zapasowe CRM w chmurze zabezpieczają przed incydentami w infrastrukturze dostawcy. Własna kopia danych klientów chroni przed błędami użytkowników, problemami z dostępem do konta i zmianami po stronie dostawcy. Do tego czysty eksport to punkt wyjścia każdej przyszłej przeprowadzki, co przyda się, planując migrację danych CRM w przyszłości.

O co zapytać dostawcę CRM w sprawie kopii zapasowych

Sześć pytań. Odpowiedzi weź na piśmie:

1. Jak często wykonywane są kopie zapasowe?
2. Gdzie są przechowywane, łącznie z regionem (na przykład UE)?
3. Czy kopie są szyfrowane?
4. Jak długo przechowywana jest każda kopia?
5. Kto w Twojej firmie może zlecić przywrócenie danych i w jaki sposób?
6. Ile zwykle trwa przywracanie?

Które pytanie jest najważniejsze? Czy dostawca potrafi odzyskać jeden usunięty kontakt albo jedną szansę sprzedaży, czy tylko cofnąć całe konto do wcześniejszego stanu. To duża różnica. Pełne cofnięcie nadpisuje wszystko, co zespół wprowadził po tym momencie. Zapytaj też, co dzieje się z Twoimi danymi po rezygnacji z usługi i jak długo przechowywane są rekordy po tym czasie. EpicCRM działa na przykład na serwerach w UE, z szyfrowaniem i automatycznymi kopiami zapasowymi. Jak często te kopie powstają, jak długo są trzymane i jak wygląda przywracanie, to właśnie szczegóły do potwierdzenia z pomocą techniczną. Pisemne odpowiedzi dołącz do własnych notatek o odzyskiwaniu danych (później sam sobie za to podziękujesz).

Co powinna obejmować Twoja własna kopia danych z CRM?

Każdy rekord, od którego zależy Twoja codzienna praca. Nie tylko listę kontaktów. Eksportuj:

• kontakty i firmy wraz z historią relacji
• szanse sprzedaży z etapami i wartościami
• umowy z datami wygaśnięcia
• zadania i projekty
• zgłoszenia z help desku
• załączone pliki, jeśli eksport je obsługuje

Potem sprawdź, czy eksport zachowuje pola, których faktycznie używasz: opiekuna, tagi, własne etapy, daty i identyfikatory łączące szanse sprzedaży z kontaktami. Jeśli stracisz te powiązania, zostanie Ci sterta osobnych list, a nie działająca baza. Dlatego po każdym eksporcie otwórz plik i wyrywkowo sprawdź kilka rekordów. Eksport, który otwiera się pusty albo ucina kolumny, to nie kopia zapasowa. Tylko ją udaje. W EpicCRM eksport danych z CRM to wbudowana funkcja, więc opisana niżej rutyna zajmie najwyżej kilka minut.

Prosta rutyna kopii zapasowych dla małego zespołu

Potrzebujesz jednej odpowiedzialnej osoby, stałego dnia i bezpiecznego miejsca na pliki. To wszystko. Wybierz jedną osobę, która za to odpowiada. Częstotliwość eksportów powinna zależeć od tego, jak bardzo zmieniają się Twoje dane: intensywny tydzień sprzedażowy uzasadnia więcej eksportów niż spokojny miesiąc.

Przechowuj kopie poza kontem CRM i ogranicz dostęp do kilku osób, bo każdy plik zawiera wszystkie dane Twoich klientów. W nazwie każdego pliku umieszczaj datę i trzymaj kilka starszych wersji. Po co? Żeby dało się wyśledzić błąd zauważony dopiero po kilku tygodniach. Rób też dodatkowy eksport przed ryzykownymi momentami: masową edycją, importem, usunięciem użytkownika, zmianą planu albo przejściem na inne narzędzie.

Przywracanie danych w CRM: zrób test, zanim będzie potrzebny

Nie wiesz naprawdę, czy Twój plan kopii zapasowych i odzyskiwania danych działa, dopóki ktoś nie odzyska z niego danych. Zrób więc dwa krótkie testy.

Najpierw poproś dostawcę, żeby przeprowadził Cię przez odzyskanie jednego usuniętego rekordu. Zapisz kolejne kroki, z kim rozmawiałeś i ile to trwało. Potem zaimportuj ponownie niewielką próbkę własnego eksportu, na przykład testową listę kontaktów, i sprawdź, czy pola, opiekunowie i powiązania między rekordami przeszły bez strat. Coś się zepsuło? Zanotuj to i napraw teraz. Nie w środku prawdziwego incydentu.

Plan kopii zapasowych i odzyskiwania danych CRM na jednej stronie

Zmieść cały plan na jednej stronie, żeby każdy w zespole mógł go wykonać pod presją. Wpisz kontakt do dostawcy w sprawie przywracania danych, jego odpowiedzi na Twoje pytania, miejsce przechowywania eksportów, kto i kiedy je robi oraz datę ostatniego testu przywracania.

Ktoś przypadkiem usunął rekordy? Najpierw wstrzymaj dalsze zmiany w tych rekordach. Potem sprawdź najnowszy eksport i skontaktuj się z dostawcą, podając dokładne nazwy rekordów i godzinę usunięcia. Na wypadek utraty dostępu do konta strona powinna mówić, który administrator może je odzyskać i gdzie leży Twoja własna kopia. Ostatecznie kopia zapasowa CRM sprowadza się do trzech nawyków: zapytaj dostawcę, eksportuj dane, przetestuj przywracanie. Mała firma może to wszystko ustawić w jedno popołudnie.

FAQ