Porządki w CRM na koniec roku: lista kontrolna przed Nowym Rokiem

Porządki w CRM na koniec roku to kilka konkretnych zadań. Trzeba zamknąć martwe szanse sprzedażowe albo ustawić im nowe daty, wyczyścić stare zadania, uporządkować tagi i etapy, sprawdzić, które umowy wygasają w przyszłym roku, i zdecydować, co będziesz mierzyć od stycznia. Masz małą firmę albo kierujesz jej działem sprzedaży? Wystarczą na to jedno lub dwa grudniowe popołudnia. Dzięki temu w styczniu lejek pokaże prawdziwe szanse, a nie te, których nikt nie ruszał od wiosny. Radzę zarezerwować dwie sesje. Pierwszą przeznacz na lejek i zadania, drugą na strukturę, umowy i raporty.

Po co robić porządki w CRM przed styczniem?

Lejek pełen martwych szans zawyża prognozy i przykrywa okazje, które wciąż mają znaczenie. Tak po prostu jest. Nieaktualne rekordy sprawiają, że handlowcy gonią ludzi, którzy przestali odpowiadać wiele miesięcy temu, a raporty wartości lejka wyglądają lepiej niż rzeczywisty stan firmy. Trudniej też zobaczyć, gdzie uciekają gorące leady, bo ciepłe szanse giną pod stosem zimnych. Dlaczego akurat grudzień? Jest na tyle spokojnie, że da się tę pracę faktycznie wykonać, i na tyle blisko planowania rocznego, że wyniki od razu się przydadzą.

Krok 1: zamknij martwe szanse albo ustaw im nowe daty

Każda otwarta szansa powinna trafić do jednego z trzech stanów. Zamknięta jako przegrana, z podanym powodem. Przesunięta na nową datę, z realnym kolejnym krokiem. Albo zostawiona w spokoju, bo naprawdę idzie do przodu. Odfiltruj szanse bez żadnej aktywności od wybranej przez ciebie daty granicznej, a potem przejdź przez listę razem z handlowcem, który prowadzi każdą z nich. Zawsze zapisuj powód przegranej (brak budżetu, wybór innego dostawcy, brak odpowiedzi, słabe dopasowanie), żeby styczniowe raporty pokazywały, dlaczego szanse przepadają. I bądź uczciwy przy przesuwaniu dat. Liczy się tylko wtedy, gdy jest zaplanowane kolejne działanie i konkretna osoba kontaktowa. Przesuwanie daty zamknięcia o kolejny miesiąc bez niczego za tym to tylko odkładanie problemu na później.

Przy każdej szansie zadaj trzy pytania:

1. Czy klient odezwał się choć raz w tym kwartale?
2. Czy jest ustalona data kolejnego kroku?
3. Czy handlowiec postawiłby na to, że szansa zamknie się w pierwszym kwartale?

Trzy razy nie? Zamknij ją jako przegraną.

Krok 2: dokończ, przekaż albo usuń stare zadania

Z zaległymi zadaniami możesz zrobić jedną z trzech rzeczy: dokończyć je, przekazać właściwej osobie z nową datą albo usunąć, jeśli straciły sens. Zacznij od zadań przypisanych osobom, które odeszły z firmy albo zmieniły stanowisko. To właśnie one po cichu przepadają. Na tablicach Kanban zarchiwizuj zakończone kolumny i stare projekty, żeby każda tablica pokazywała tylko bieżącą pracę. Potem ustaw przypomnienia od nowa. Nikt nie chce zaczynać stycznia od ściany nieaktualnych powiadomień.

Krok 3: przejrzyj etapy lejka i tagi

Etapy i tagi powinny opisywać, jak sprzedajesz dziś, a nie jak sprzedawałeś wtedy, gdy ktoś pierwszy raz konfigurował CRM. Połącz etapy, które szanse regularnie pomijają albo na których utykają, i zmień nazwy tych, których znaczenie jest niejasne. Potem tagi. Pewnie masz „vip”, „klient VIP” i „kluczowy klient”, które znaczą mniej więcej to samo (większość zespołów tak ma), więc wycofaj duplikaty i tagi użyte raz, a potem uzgodnijcie krótką wspólną listę. W EpicCRM etapy lejka i tagi da się konfigurować, więc właściciel może je zmienić bez pomocy z zewnątrz. Zapisz też uzgodnioną listę tagów. Inaczej w marcu znowu będziesz mieć trzy wersje „VIP”.

Krok 4: sprawdź umowy wygasające w przyszłym roku

Spisz wszystkie umowy, które kończą się w ciągu najbliższych dwunastu miesięcy, przypisz każdej opiekuna i wpisz datę odnowienia do kalendarza. Rozmowy o odnowieniu dodaj do lejka z wyprzedzeniem, zwłaszcza przy umowach kończących się w pierwszym kwartale. Ustaw przypomnienia o wygaśnięciu na tyle wcześnie, żeby był czas na porządną rozmowę. Nie na panicznego maila w ostatniej chwili. Jasny proces wyłapywania zbliżających się odnowień umów zamienia coroczną gonitwę w zwykłą rutynę.

Krok 5: porządki w danych CRM - duplikaty i archiwizacja starych rekordów

Scal oczywiste duplikaty kontaktów i zarchiwizuj rekordy, z którymi już nie pracujesz, ale zachowaj ich historię. Pełna procedura ostrożnego scalania zduplikowanych kontaktów ma osobny poradnik, więc tutaj skupię się na tym, co zostaje aktywne. Domyślnie archiwizuj. Dane osobowe usuwaj tylko zgodnie z polityką przechowywania danych w twojej firmie. A przed każdą zmianą masową wyeksportuj dane jako kopię zapasową. Za każdym razem.

Skoro i tak siedzisz w rekordach, zrób kilka szybkich kontroli:

• Kontakty lub szanse bez opiekuna
• Kontakty bez adresu e-mail i numeru telefonu
• Kontakty niepowiązane z żadną firmą
• Nieaktualne stanowiska kluczowych decydentów

Krok 6: zdecyduj, co będziesz mierzyć w styczniu

Wybierz trzy lub cztery wskaźniki, na które naprawdę będziesz patrzeć co tydzień, i upewnij się, że uporządkowane dane pozwalają je wyliczyć. Dobrzy kandydaci to wartość lejka według etapów, wygrane szanse, powody przegranych i wyniki poszczególnych handlowców. Raporty EpicCRM obejmują wartość lejka, wygrane szanse i wyniki zespołu, a eksport danych pozwala przeanalizować je dokładniej w arkuszu kalkulacyjnym. Jeszcze jedno. Krótki comiesięczny nawyk porządkowania sprawi, że przegląd w przyszłym grudniu zajmie jedno popołudnie zamiast dwóch.

Czy porządki w CRM są efektowne? Niespecjalnie. Ale korzyść jest konkretna: zaczynasz styczeń z lejkiem, który odpowiada rzeczywistości, z prognozami, którym można ufać, i z zespołem, który goni szanse mające jeszcze szansę się zamknąć.

FAQ