Zaległe faktury: jak odzyskać pieniądze i zatrzymać klienta

Uprzejme przypomnienia o zaległej fakturze, wysyłane według ustalonego planu, dają szybszą zapłatę niż ponaglanie od przypadku do przypadku. Chronią też relację, bo klient na każdym etapie wie, czego się spodziewać. Większość małych firm B2B nie ma problemu z terminowym wystawianiem faktur. A z ich ściąganiem? Tu jest gorzej. Wszystko zależy od nastroju i pamięci, a obawa, że wyjdzie się na natręta, odsuwa każde przypomnienie o kolejny dzień (albo tydzień). Ten poradnik omawia cztery rzeczy: jasne warunki ustalone na starcie, przypomnienia rozłożone na etapy, treść na każdy etap i opcje prawne, jakie dają przepisy UE.

Warunki płatności B2B, które ułatwiają upominanie się o zapłatę

Z opóźnionymi płatnościami radzi się dużo łatwiej, gdy termin, sposób zapłaty i konsekwencje spóźnienia zostały uzgodnione na piśmie, zanim ruszyła jakakolwiek praca. Zapisz je w umowie. Potem powtarzaj na każdej fakturze. Wtedy przypomnienie nie jest nowym żądaniem - po prostu odsyła do czegoś, co klient już podpisał.

• Dokładny termin płatności podany jako konkretna data, a nie tylko liczba dni
• Dane do przelewu i akceptowane formy płatności
• Numer zamówienia klienta albo imię i nazwisko osoby kontaktowej
• Krótka informacja, że za opóźnienie naliczane są odsetki i koszty odzyskiwania należności

Zapytaj też, kto po stronie klienta zatwierdza i opłaca faktury. Sporo opóźnień wynika z tego, że faktura leży u kogoś, kto nie może zlecić przelewu. Jedno pytanie na starcie projektu załatwia sprawę.

Jak wygląda sekwencja przypomnień o zaległej fakturze?

Sekwencja przypomnień o zaległej fakturze to stała seria wiadomości, która przechodzi od przyjaznego szturchnięcia do stanowczego wezwania. Każdy krok ma ustalony dzień i kanał. Nic wyszukanego. Typowa sekwencja wygląda tak:

1. Uprzejma wiadomość kilka dni przed terminem płatności.
2. Przyjazne przypomnienie zaraz po upływie terminu.
3. Drugie przypomnienie z fakturą w załączniku i bezpośrednim pytaniem, co blokuje płatność.
4. Telefon do osoby, która zatwierdza płatności.
5. Formalne wezwanie z informacją o odsetkach i kosztach odzyskiwania należności.
6. Ostateczna decyzja: plan spłaty, wstrzymanie prac albo przekazanie długu do windykacji.

Odstępy między krokami ustalasz sam. Ważne, żeby raz zapisać je w warunkach i stosować do każdego klienta. Nikt nie czuje się wyróżniony, a nikt w zespole nie musi się zastanawiać, czy upominanie się teraz to nie „za wcześnie”.

Jak napisać przypomnienie o płatności, żeby nie zepsuć relacji

Dobre przypomnienie o płatności zakłada zwykłe przeoczenie, trzyma się faktów i ułatwia zapłatę. Każda wiadomość powinna zawierać numer faktury, kwotę, pierwotny termin płatności, link do płatności albo dane do przelewu oraz konkretną osobę, do której można się zwrócić z pytaniami. To cała lista.

Ton zmienia się wraz z kolejnymi krokami. Pierwsze wiadomości są krótkie i neutralne. Późniejsze stają się konkretniejsze i bardziej stanowcze. Sarkazm? Nigdy. To samo dotyczy dodawania szefa klienta do kopii w pierwszych rundach - rzadko pomaga, a szybko niszczy dobrą wolę. Po prostu zapytaj, dlaczego płatność się opóźnia. Jeśli klient ma problem z płynnością, częściowa wpłata albo krótki plan spłaty zwykle da więcej niż jakakolwiek presja. I jeśli to możliwe, oddziel rozmowy o pieniądzach od pracy projektowej, żeby opiekunowie klienta zachowali z nim czystą relację roboczą.

Odsetki za opóźnienie w UE: czego możesz żądać

Jeśli wywiązałeś się ze swoich zobowiązań, a opóźnienie wynika z winy klienta, przepisy UE dają ci prawo do naliczenia odsetek i do rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Zgodnie z unijnymi wytycznymi o opóźnionych płatnościach, gdy umowa nie określa terminu płatności, odsetki należą się automatycznie po 30 dniach kalendarzowych od otrzymania faktury przez klienta. Nie wiesz, kiedy ją otrzymał? Wtedy 30 dni liczy się od dostawy. Jeśli faktura trafiła do klienta przed dostawą, termin zaczyna biec dopiero od dostawy. Oprócz odsetek możesz żądać ryczałtowej rekompensaty w wysokości 40 EUR za każdą fakturę opłaconą po terminie, a niektóre kraje ustalają wyższą kwotę zależną od wartości faktury.

Wspomnij o tym wprost w formalnym wezwaniu. To, czy faktycznie naliczysz te kwoty, rozstrzygasz indywidualnie. Przy cennym, długoletnim kliencie samo prawo do ich dochodzenia często działa lepiej jako argument w rozmowie niż jako dodatkowy rachunek (moim zdaniem właśnie tam jest najbardziej przydatne).

Pilnuj należności według harmonogramu, nie z pamięci

Pilnowanie należności działa tylko wtedy, gdy ktoś za nie odpowiada, a każdy termin płatności automatycznie tworzy zadanie. Przez poleganie na pamięci przypomnienie przesuwa się o tydzień. Potem o miesiąc.

• Cotygodniowy przegląd otwartych należności
• Jedna osoba odpowiedzialna za każdą zaległą fakturę
• Rejestr każdego kontaktu i każdej obiecanej daty zapłaty
• Tagi oznaczające klientów, którzy regularnie płacą z opóźnieniem

W EpicCRM fakturowanie działa przez integrację z Fakturownią, opisaną na stronie o fakturowaniu i innych integracjach, a każde przypomnienie wysyłasz sam, przy czym zadania i przypomnienia e-mailem, w aplikacji lub na Slacku wyznaczają kolejne kroki twojej sekwencji. Historia płatności leży też obok e-maili i transakcji w pełnej karcie klienta, więc od razu widać, czy opóźnienie to jednorazowy przypadek, czy stały schemat.

Twój zespół wciąż przekopuje skrzynki, żeby ustalić, co zostało zafakturowane? Wtedy warto trzymać faktury i płatności w CRM razem z resztą historii każdego klienta.

Kiedy eskalować, wstrzymać prace albo zrezygnować z klienta

Eskaluj, gdy klient dwukrotnie złamie obietnicę zapłaty albo przestanie się odzywać. Nie wtedy, gdy nie odpowie na pierwsze przypomnienie. Przechodź przez opcje po kolei:

• Pisemny plan spłaty z datami
• Wstrzymanie kolejnych dostaw
• Formalne wezwanie do zapłaty
• Firma windykacyjna albo postępowanie sądowe

Potem policz. Ile wart jest ten klient, a ile kosztuje cię ściganie go w czasie i pieniądzach? Jeden nierzetelny płatnik może pochłonąć więcej, niż wynosi marża, którą przynosi. Czasem rozstanie się z nim to po prostu tańsza opcja.

Dobre upominanie się o zaległe faktury nie wymaga konfrontacji. Pisemne warunki, stała sekwencja i spokojny ton zamieniają ściąganie należności w rutynę, więc dostajesz zapłatę bez wybierania między płynnością finansową a klientem.

FAQ