Offboarding pracownika w CRM: odbierz dostęp, zachowaj dane
Offboarding pracownika w CRM sprowadza się do czterech ruchów: wyłączasz jego login w ostatnim dniu pracy, przekazujesz komuś wszystko, za co odpowiadał, sprawdzasz każde podłączone narzędzie i zachowujesz jego rekordy, bo ta historia należy do firmy. Prowadzisz małą firmę? Właśnie dotarło do Ciebie, że były pracownik może wciąż się logować? No tak, to boli. Ta lista kroków do offboardingu pracownika w CRM pokazuje, od czego zacząć i co sprawdzić.
Spis treści
Offboarding pracownika w CRM: lista kroków na ostatni dzień
W ostatnim dniu zablokuj konto, przekaż pracę tej osoby nowym właścicielom i zamknij wszystkie boczne furtki, dokładnie w tej kolejności. Za każdym razem tak samo. Na tym polega cały trik, bo w zabieganym tygodniu nie zapamiętasz, co pominąłeś:
- Dezaktywuj konto użytkownika, żeby login przestał działać.
- Przypisz leady, szanse sprzedaży, zadania i zgłoszenia aktywnym współpracownikom.
- Sprawdź integracje i wspólne loginy, z których korzystała ta osoba.
- Przejrzyj i ogranicz uprawnienia do eksportu.
- Zwolnij licencję na stronie rozliczeń.
- Zapisz, co zostało zrobione i kiedy.
Zrób to w ostatnim dniu pracy. Nie tydzień później, kiedy nikt już nie wie, kto nadal ma dostęp (a każdy zakłada, że zajął się tym ktoś inny).
Jak odebrać dostęp do CRM bez utraty danych?
Dezaktywuj konto użytkownika zamiast je usuwać, a kontakty, notatki, szanse sprzedaży i historia relacji zostaną dokładnie tam, gdzie są. Dezaktywowany użytkownik nie może się już zalogować. Jego nazwisko zostaje jednak przy każdym rekordzie, który utworzył albo zaktualizował, więc oś czasu dalej jest czytelna. Usunięcie to zupełnie inna sprawa. Kasuje użytkownika w całości, przez co rekordy mogą zostać bez właściciela albo klient może stracić powiązanie ze swoją historią. Zmień rolę tej osoby przed dezaktywacją albo zaraz po niej, w ustawieniach ról i uprawnień użytkowników, żeby nic nie otworzyło się ponownie przez przypadek.
Poza tym login do CRM rzadko jest jedynym dostępem, jaki ktoś znał. Pomyśl o tym. Wspólna skrzynka, skrzynka help desku, konta podpięte pod formularze na stronie: tam też zmień hasła, bo każde z nich może prowadzić do tych samych danych.
Kto przejmuje rekordy odchodzącego pracownika?
Każdy lead, szansa sprzedaży, zadanie, zgłoszenie i projekt przypisany do odchodzącej osoby potrzebuje nowego właściciela najpóźniej w dniu, w którym kończy się jej dostęp. Przejdź przez nie po kolei, bez skrótów:
- otwarte szanse sprzedaży w lejku
- leady przypisane do handlowca
- zadania i karty Kanban, w których jest osobą odpowiedzialną
- przypomnienia ustawione dla niej
- zgłoszenia w help desku, których jest właścicielem
- wzmianki @, które wciąż czekają na jej odpowiedź
Po co to wszystko? Przypomnienia i zgłoszenia bez aktywnego właściciela po prostu leżą bez odpowiedzi. Raporty zespołu też się rozjeżdżają, kiedy nieaktywne nazwisko wciąż trzyma bieżącą pracę. Rozmowy z klientami i przekazywanie relacji to osobne zadanie, opisane w naszym poradniku o przekazaniu klientów odchodzącego handlowca.
Do jakich podłączonych narzędzi były pracownik wciąż ma dostęp?
Login do CRM to tylko jedno wejście, dlatego osobiste połączenia ze Slackiem, Kalendarzem Google, Trello, Mailcraft i Fakturownią trzeba sprawdzić jedno po drugim. Przy każdej integracji zadaj jedno pytanie: czyje konto posłużyło do jej skonfigurowania? Jeśli konto należało do osoby, która właśnie odeszła, podłącz integrację ponownie przez konto firmowe. Inaczej dane dalej płyną przez kogoś, kto już u Ciebie nie pracuje.
Klucze API i skrypty, które utworzyła? Wygeneruj je na nowo albo usuń. W EpicCRM integracje z API, Trello i Kalendarzem Google są w planie Business, więc zespoły na tym planie powinny tu uważać najbardziej. Potem poszukaj mniej widocznych pozostałości: zaproszeń w kalendarzu i powiadomień Slacka, które wciąż wysyłają aktualizacje z CRM na prywatny kanał. Przekieruj je na kanał wspólny.
Eksporty i kopie: kontrola dostępu odchodzącego pracownika do danych
Ogranicz prawo do eksportu danych, zanim zacznie się okres wypowiedzenia, bo raz zrobionego eksportu nie da się cofnąć. Proste. Moja rada: eksport tylko dla właścicieli i administratorów, a wszyscy pozostali pracują w CRM, gdzie dostęp idzie za kontem. Kiedy wróci firmowy laptop albo telefon, wyloguj się ze wszystkich przeglądarek, usuń pobrane pliki CSV i XLSX i sprawdź pocztę pod kątem kopii list klientów.
To jednak nie tylko porządki. Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych dane osobowe powinny być przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo i poufność, w tym ochronę przed nieuprawnionym dostępem do nich lub ich wykorzystaniem. Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda po naszej stronie, sprawdź, jak chronimy dane klientów na platformie.
Zwolnienie licencji i zamknięcie offboardingu
Kiedy dostęp jest już odebrany, a rekordy przypisane na nowo, usuń licencję na stronie rozliczeń, żeby przestać za nią płacić. Potem zrób krótką notatkę. Nic wymyślnego:
- data dezaktywacji
- kto przejął które rekordy
- które integracje podłączono ponownie
- które hasła zostały zmienione
Zachowaj tę notatkę i zrób z niej listę kroków do offboardingu na kolejne razy. Przy następnym odejściu zajmie Ci to kilka minut zamiast zgadywania. Jeśli coś mogło Ci umknąć, luki wypełni szersza lista zabezpieczeń CRM w chmurze.
Małe zespoły odczuwają te luki najmocniej, bo jedna osoba często ma kilka loginów. Dlatego nasz CRM dla małych firm zbudowaliśmy wokół jasnych ról.
Co więc zostaje po dobrze przeprowadzonym offboardingu pracownika w CRM? Trzy rzeczy: dostępu już nie ma, dane są nienaruszone, a każda otwarta sprawa ma właściciela.
FAQ
Czy usunąć konto byłego pracownika w CRM?
Nie. Dezaktywuj je. Usunięcie konta może zerwać przypisanie i historię rekordów, nad którymi ta osoba pracowała, a dezaktywacja blokuje login i zachowuje pełną historię każdego rekordu.
Jak szybko odebrać dostęp do CRM po odejściu pracownika?
W ostatnim dniu pracy, najlepiej zaraz po tym, jak skończy pracę. Jeśli ktoś odchodzi nagle, odetnij dostęp od razu, a jego sprawy uporządkuj później. Czekanie tylko dłużej zostawia otwarte drzwi.
Czy nadal płacę za dezaktywowanego użytkownika?
Dezaktywacja użytkownika i usunięcie jego licencji to dwa osobne kroki, a licencję usuwasz na stronie rozliczeń. Zrób to, gdy rekordy tej osoby będą już miały nowych właścicieli. Do tego czasu licencja może nadal wliczać się do subskrypcji.
