Szkolenie CRM dla nowych pracowników: pierwszy tydzień osób przyjętych na lato

Szkolenie CRM dla nowych pracowników najlepiej sprawdza się jako plan na jeden tydzień: wąski dostęp pierwszego dnia, krótki zestaw zasad zespołu, obserwowanie pracy na prawdziwych rekordach, a potem małe własne zadania z przeglądem w piątek. I tyle. W czerwcu pojawiają się letni stażyści i świeżo upieczeni absolwenci, a większość z nich grzebie w rekordach klientów jeszcze przed obiadem pierwszego dnia. Czy prawdziwym zmartwieniem jest wolna nauka? Rzadko. Chodzi o duplikaty, nadpisane pola i szanse sprzedaży przeciągnięte przez pomyłkę na zły etap. Poniżej znajdziesz harmonogram dzień po dniu, który kierownik sprzedaży albo biura przeprowadzi sam, bez działu szkoleń.

Jaki dostęp powinien dostać nowy pracownik lub stażysta pierwszego dnia?

Najwęższą rolę, która nadal pozwala wykonać zadania zaplanowane na pierwszy tydzień. Nic ponadto. Załóż konto imienne, nigdy wspólny login, żeby każdą zmianę dało się przypisać do konkretnej osoby. Potem zdecyduj osobno o prawach do podglądu, edycji, usuwania, eksportu i importu (tak, o każdym z osobna), a usuwanie i eksport zbiorczy zostaw kierownikowi. A jeśli Twój model ról na to pozwala, ogranicz widoczność do rekordów, na których ta osoba faktycznie będzie pracować.

Zrób to przed dniem rozpoczęcia pracy, a zaoszczędzisz pierwszy poranek. Poświęć godzinę na ustawienie ról i uprawnień, kiedy nikt jeszcze nie siedzi przy biurku i nie czeka na hasło. W EpicCRM role użytkowników są konfigurowalne, więc ograniczoną rolę stażysty można przygotować z wyprzedzeniem i przypisać w chwili utworzenia konta.

Zasady zespołu: co gdzie trafia i jak nazywamy rekordy

Nowe osoby psują konwencje, a nie oprogramowanie. Dlatego jednostronicowa kartka z zasadami zapobiega większości szkód w danych. Spisz tych kilka nawyków, których Twój zespół trzyma się już bez zastanowienia, i do każdego dodaj jedno zdanie uzasadnienia. Zasada z „dlaczego” zostaje w głowie. Gołą zasadę zapomina się do środy.

• Szukaj, zanim utworzysz kontakt albo firmę - duplikaty rozbijają historię relacji na dwa rekordy.
• Nazwy firm i szans sprzedaży mają jeden wzór - inaczej wyszukiwarka i raporty przestają je znajdować.
• Pola obowiązkowe są wymienione z nazwy - pusty opiekun albo źródło sprawia, że rekord jest bezużyteczny dla następnej osoby.
• Notatki a komentarze - w notatkach zapisujemy, co powiedział klient, komentarze służą do pytań do współpracowników.
• Tagi pochodzą z uzgodnionej listy, a nowe dodają tylko wskazane osoby - przy dowolnym tagowaniu dostajesz pięć pisowni tej samej etykiety.
• Etapy szans sprzedaży zmienia wyłącznie opiekun szansy - przesunięcie etapu zmienia prognozę, którą czytają wszyscy pozostali.

Nigdy nie spisałeś swoich zasad nazywania rekordów w firmie? Teraz jest na to pora. Zmieść kartkę na jednej stronie i przypnij ją tam, gdzie pracuje zespół, czy to na ścianie, czy na wspólnym kanale.

Szkolenie CRM dla nowych pracowników: plan pierwszego tygodnia dzień po dniu

Pierwszy tydzień w CRM przebiega w trzech krokach: obserwowanie, praca pod nadzorem, a potem samodzielna praca nad zadaniami o niskim ryzyku. Jeden cel na dzień. Dzięki temu harmonogram da się pogodzić z normalną pracą (bo nikt w zespole nie dostaje tygodnia wolnego na niańczenie).

1. Dzień 1 - konto i rola, przegląd tylko tych ekranów, z których nowa osoba będzie korzystać, oraz wspólne przeczytanie kartki z zasadami.
2. Dzień 2 - obserwowanie współpracownika przy pracy na prawdziwych rekordach: zapisanie rozmowy, aktualizacja kontaktu, dodanie zadania.
3. Dzień 3 - nowa osoba wykonuje te same czynności, a ten sam współpracownik patrzy i poprawia na bieżąco.
4. Dzień 4 - pierwsze własne zadania, przydzielone z terminami i przypomnieniami.
5. Dzień 5 - przegląd wszystkiego, co nowa osoba utworzyła lub edytowała.

Moim zdaniem szkolenie użytkowników CRM na prawdziwych rekordach za każdym razem wygrywa z danymi demo, bo człowiek poznaje Twoich rzeczywistych klientów i konwencje, a nie fikcyjną firmę. I wskaż jednego opiekuna odpowiedzialnego za odpowiadanie na pytania. Jeśli to pominiesz, nowa osoba, która nie chce nikomu przeszkadzać, będzie po prostu zgadywać.

Które pierwsze zadania można bezpiecznie przekazać?

Dobre zadania na start są częste, łatwe do sprawdzenia i trudno w nich poważnie coś zepsuć. Typowi kandydaci: uzupełnianie brakujących danych kontaktowych, zapisywanie notatek po rozmowach, tagowanie rekordów według uzgodnionej listy, wprowadzanie leadów z formularzy na stronie i przygotowywanie zadań follow-up dla handlowców. Czarna robota? Trochę. Ale każde z tych zadań uczy struktury Twoich danych, a przy okazji daje coś pożytecznego.

Wstrzymaj się ze wszystkim, co zmienia wiele rekordów naraz albo czego nie da się łatwo cofnąć: z importami zbiorczymi, scalaniem i usuwaniem, zmianą etapów lub wartości szans sprzedaży oraz z eksportami. Każdą pracę przydzielaj jako zadanie z osobą odpowiedzialną i przypomnieniem, żeby nic nie zależało od pamięci. Pytania? Ich miejsce jest przy samym rekordzie, dzięki czemu odpowiedź zostaje obok historii klienta. W EpicCRM oznacza to zadania z przypomnieniami oraz komentarze, w których nowa osoba może oznaczyć swojego opiekuna przez @wzmiankę.

Kontrola na koniec tygodnia: co sprawdzić

Krótki piątkowy przegląd rekordów nowej osoby wyłapuje nawyki, zanim się rozmnożą. Otwórz próbkę tego, co utworzyła lub edytowała, i porównaj z kartką zasad: nazewnictwo, pola obowiązkowe, duplikaty, tagi i notatki we właściwym miejscu. Potem jej lista zadań. Pozycje powinny być zamknięte albo przełożone na inny termin, a nie zostawione jako zaległe.

Przekazuj uwagi na konkretnych rekordach i poprawiajcie błędy razem. Ciche poprawianie ich samemu niczego nie uczy. Potem zdecyduj, czy poszerzyć rolę na drugi tydzień. Jeszcze jedno: zapytaj, co było niejasne, i zaktualizuj kartkę, żeby wdrożenie następnej osoby było lepsze. Szersze wskazówki dotyczące wdrożenia CRM mają zastosowanie także tutaj, bo nowa osoba kopiuje wszystko, co robi obecny zespół. Łącznie z niechlujnymi nawykami.

Co zrobić z dostępem do CRM, gdy osoba tymczasowa odchodzi

Ostatniego dnia konto zostaje dezaktywowane albo dostaje niższe uprawnienia, a każda otwarta pozycja dostaje nowego opiekuna. Wpisz datę zakończenia do kalendarza w dniu, w którym tworzysz konto, żeby we wrześniu nie zapomnieć o zamknięciu dostępu. I pilnuj kolejności kroków:

• Przypisz otwarte zadania, leady i szanse sprzedaży tej osoby do wskazanego współpracownika, zanim odbierzesz dostęp.
• Usuń ją z połączonych narzędzi i kanałów powiadomień, do których została dodana.
• Zostaw historię użytkownika przypiętą do rekordów, żeby ślad tego, kto co zrobił, pozostał czytelny.

Czy stażysta wraca w przyszłe lato? Rozważ wtedy rolę nieaktywną albo tylko do odczytu zamiast odtwarzania konta od zera, o ile Twój plan na to pozwala.

Tak więc szkolenie CRM dla nowych pracowników to głównie ograniczenia i nawyki: wąski dostęp, spisane zasady, ćwiczenie pod nadzorem, przegląd i czyste zakończenie współpracy. I nic w tym planie nie jest jednorazowe. Ta sama kartka zasad i ten sam harmonogram tygodnia posłużą każdej kolejnej zatrudnionej osobie. Twój następny krok jest konkretny: spisz kartkę i przygotuj ograniczoną rolę przed dniem rozpoczęcia pracy.

FAQ

Czytaj też:

• Offboarding pracownika w CRM: odbierz dostęp, zachowaj dane
• Przegląd uprawnień użytkowników CRM: co kwartał sprawdź, kto co widzi
• Przejście z arkuszy na CRM bez straconego kwartału
• Pola własne czy tagi w CRM: kiedy używać jednego, a kiedy drugiego