Planowanie sprzedaży w Q4: jak dzięki danym z CRM dobrze zakończyć 2024 rok

Planowanie sprzedaży w Q4 sprowadza się do dwóch rzeczy: trzeba zmierzyć lukę między celem rocznym a tym, co faktycznie udało się zamknąć, a potem sprawdzić, jaka część otwartego lejka ma realną szansę domknąć się do grudnia. I tyle. Jest koniec września 2024, zostały trzy miesiące, a plan przygotowany teraz zastępuje kampanię rabatową na ostatnią chwilę, po którą wiele małych firm sięga w ostatnich tygodniach roku. Poniżej znajdziesz prosty arkusz zasilany raportami z CRM oraz cotygodniową rutynę, która pilnuje, żeby pokazywał prawdę.

Jak duża jest luka między celem na 2024 rok a dotychczasowymi wynikami?

Cel roczny minus szanse wygrane do tej pory. Ta kwota to Twój rzeczywisty cel sprzedażowy na Q4, niezależnie od tego, co zakładał pierwotny plan. Pobierz raport wygranych szans za okres styczeń-wrzesień i rozbij go na handlowców oraz typy klientów, żeby zobaczyć, kto i co naprawdę przyniosło przychód. W EpicCRM te liczby dają raporty wygranych szans i wyników zespołu, a sam plan prowadzisz w arkuszu kalkulacyjnym.

Teraz porównaj lukę z tym, co zespół zamknął w każdym z wcześniejszych kwartałów tego roku. Czy brakująca kwota jest dużo wyższa niż cokolwiek, co udało się dowieźć w trzy miesiące? W takim razie liczbę trzeba uczciwie skorygować już teraz, a nie w grudniu. Sprawdza się tu to samo podejście, co przy ustalaniu realistycznych celów sprzedażowych. I szczerze mówiąc, skorygowaną liczbę we wrześniu o wiele łatwiej przełknąć niż niezrealizowaną, z której trzeba się tłumaczyć w styczniu.

Co z lejka na koniec roku da się realnie zamknąć do grudnia?

Do tegorocznego wyniku liczą się tylko te szanse, których pozostałe kroki zmieszczą się w tygodniach roboczych, jakie zostały do świątecznego spowolnienia. Nic więcej. Wyeksportuj wartość lejka w podziale na etapy i zadaj przy każdej otwartej szansie trzy pytania:

• Kiedy był ostatni kontakt?
• Czy wiesz, kto podejmuje decyzję?
• Czy jest ustalony kolejny krok z datą?

Podziel odpowiedzi na trzy grupy: prawdopodobne w tym roku, możliwe przy dodatkowym wysiłku i realnie przyszłoroczne. Szanse, które utknęły, bez niedawnego kontaktu i bez znanego z nazwiska decydenta, trafiają do trzeciej grupy, nawet gdy ich wartość wygląda kusząco (moim zdaniem zwłaszcza wtedy). Usuń je z widoku Q4, a suma lejka przestanie upiększać plan. O tym, jak ważyć to, co zostało, piszemy w naszym poradniku o prognozowaniu na podstawie danych z CRM, więc tutaj wystarczy rygorystycznie zastosować trzy pytania.

Jak zbudować arkusz planowania sprzedaży w Q4 z raportów CRM

Jedna zakładka w arkuszu kalkulacyjnym. Zawiera każdą szansę, która może się zamknąć do końca roku, wraz z opiekunem, wartością, kolejnym krokiem i datą. Kolumny:

1. Klient
2. Wartość szansy
3. Etap
4. Opiekun
5. Kolejny krok
6. Termin tego kroku
7. Przewidywany tydzień zamknięcia
8. Grupa: prawdopodobne, możliwe albo przyszły rok

Nad listą dodaj górny wiersz z celem rocznym, kwotą wygraną do tej pory, luką i sumą grupy prawdopodobne. Różnica między dwiema ostatnimi komórkami to Twój niedobór, widoczny na pierwszy rzut oka. Odświeżaj zakładkę raz w tygodniu na podstawie raportów wartości lejka i wygranych szans, zamiast codziennie poprawiać ją ręcznie. I pilnuj, żeby była na tyle krótka, by dało się ją przejrzeć na jednym spotkaniu. Plan sprzedaży na czwarty kwartał, którego nikt nie czyta, niczego nie zmienia.

Na których szansach i klientach skupić się w czwartym kwartale?

Najpierw na szansach z potwierdzonym budżetem i decydentem, który faktycznie będzie dostępny przed świętami. Potem na obecnych klientach z niewykorzystanym budżetem. Te sygnały przesuwają szansę w górę listy:

• Budżet potwierdzony na 2024 rok
• Data decyzji podana przez kupującego
• Krótki pozostały proces
• Istniejąca relacja z historią zakupów
• Umowa wygasająca w okolicach końca roku

Wiele organizacji traci to, czego nie wyda przed zamknięciem roku finansowego. Wykorzystaj albo strać. Zapytaj więc obecnych klientów wprost, czy część tegorocznego budżetu jest jeszcze nierozdysponowana i co mogłaby pokryć: przedłużenie, dodatkowe stanowiska, prace zaplanowane na początek przyszłego roku. Do kogo zadzwonić najpierw? Podpowiedzą Ci to historia relacji i daty wygaśnięcia umów w Twoim CRM.

A co z szerokim grudniowym rabatem? To słabsza opcja. Obcina marżę na szansach, które i tak by się zamknęły. I w żaden sposób nie skraca procesu akceptacji po stronie kupującego, a to zwykle on opóźnia podpis.

Planowanie z uwzględnieniem grudniowego świątecznego spowolnienia

Licz wstecz od ostatniego tygodnia, w którym kupujący mogą podpisać umowę i przyjąć fakturę, a nie od 31 grudnia. Każdy klient ma własny termin graniczny, więc po prostu o niego zapytaj: o ostatni dzień na akceptacje, zamówienia i faktury w 2024 roku. Wpisz te daty do arkusza obok przewidywanego tygodnia zamknięcia.

Następnie rozplanuj trzy miesiące. Październik jest na wysyłanie ofert i wznawianie rozmów, które utknęły. Listopad na negocjacje i wewnętrzne akceptacje. Początek grudnia na podpisy. Twój zespół też bierze wolne (łatwo o tym zapomnieć), więc uwzględnij te dni i przypisz każdej otwartej szansie opiekuna zastępczego, bo inaczej przez czyjś urlop kupujący będzie czekał. Szanse, które nie zdążą przed terminem granicznym, dostają konkretny kolejny krok na styczeń zamiast pospiesznej obniżki ceny.

Cotygodniowe punkty kontrolne, które trzymają sprzedaż na koniec roku w ryzach

Krótki cotygodniowy przegląd arkusza pokazuje, czy plan nadal się trzyma i co trzeba zmienić. Trzymaj się stałej agendy, żeby spotkanie było krótkie:

• Szanse wygrane w tym tygodniu
• Szanse, które zmieniły grupę
• Kolejne kroki, których nie wykonano
• Pozostała luka

Zamień każdy kolejny krok w zadanie z opiekunem i przypomnieniem, żeby nic nie zależało od pamięci. Zadania w EpicCRM mogą wysyłać takie przypomnienia e-mailem albo w aplikacji. Handlowcy zyskują też czas na sprzedaż dzięki automatyzacji rutynowej pracy w CRM, a to liczy się najbardziej wtedy, gdy kalendarze są napięte. Jeszcze jedno. W połowie listopada zdecyduj otwarcie, czy skorygować cel, czy przenieść część wysiłku na styczniowy lejek, póki jest jeszcze czas, żeby zadziałać w obu przypadkach.

Zmierz lukę, sprawdź lejek na koniec roku, wybierz listę priorytetów, rozplanuj kalendarz, co tydzień kontroluj postępy. Nic skomplikowanego. Dobre planowanie sprzedaży w Q4 zajmuje kilka godzin, a nie wyjazdową sesję strategiczną. Zbuduj arkusz w tym tygodniu, zanim zacznie się październik, a ostatni kwartał otworzysz z listą telefonów do wykonania zamiast z liczbą, którą trzeba się martwić.

FAQ