EU Data Act i zmiana dostawcy chmury: czy możesz odejść od dostawcy CRM?
Krótka odpowiedź: tak, odejście od dostawcy chmury ma być łatwiejsze. Przepisy EU Data Act o zmianie dostawcy chmury dają klientom ramy do przenoszenia się między dostawcami. Ale rozporządzenie weszło w życie i nie jest jeszcze stosowane, a dopóki nie zacznie być stosowane, o sposobie wyjścia decyduje Twoja umowa. Jeśli prowadzisz małą firmę, w której sprzedaż, obsługa klienta i fakturowanie są rozrzucone po kilku narzędziach chmurowych, ta luka ma znaczenie. Dlatego poniżej wyjaśniamy prostym językiem, co oznaczają te przepisy i które kwestie w umowach sprawdzić już teraz. To praktyczne wskazówki, a nie porada prawna.
Spis treści
Co właściwie mówią przepisy EU Data Act o zmianie dostawcy chmury?
W skrócie: rozporządzenie ustanawia ramy, dzięki którym klienci mogą zmieniać dostawców usług przetwarzania danych płynnie, a docelowo bezpłatnie. Komisja Europejska w komunikacie o wejściu Data Act w życie wymienia cele, które za tym stoją: większa konkurencja i wybór na rynku, zapobieganie uzależnieniu od dostawcy oraz niższe koszty przenoszenia danych i aplikacji w inne miejsce. Wskazuje też na możliwość łączenia usług różnych dostawców (multi-cloud, jeśli wolisz żargon).
Są jeszcze umowy. To samo rozporządzenie chroni europejskie firmy przed nieuczciwymi warunkami w umowach o udostępnianie danych, które jedna strona jednostronnie narzuca drugiej. Komisja spodziewa się, że pomoże to zwłaszcza małym i średnim przedsiębiorstwom.
Od kiedy będą stosowane przepisy Data Act o zmianie dostawcy?
Dwie daty. Data Act obowiązuje od 11 stycznia 2024 r., a stosowany ma być 20 miesięcy później, od 12 września 2025 r. Obie pochodzą ze strony Komisji poświęconej Data Act. Na czym polega różnica? Wejście w życie oznacza, że tekst jest prawem. Stosowanie oznacza, że na wynikające z niego obowiązki można się powoływać w praktyce.
A do tego momentu o każdym wyjściu decydują warunki, które już podpisałeś. Bierne czekanie samo w sobie jest więc ryzykiem: przedłużenie umowy uzgodnione w tym roku może związać Cię starymi warunkami na długo. To, czy i jak przepisy obejmują konkretne narzędzie lub umowę, jest pytaniem do Twojego doradcy.
Dlaczego uzależnienie od dostawcy tak mocno uderza w CRM i inne narzędzia SaaS?
Bo CRM przechowuje historię relacji, szanse sprzedaży, zgłoszenia i powiązania z fakturowaniem, od których zależy reszta firmy. A uzależnienie rzadko sprowadza się do jednego zapisu w umowie. Wkrada się przez niepełne eksporty, zamknięte formaty, długie okresy wypowiedzenia i integracje, których nikt nie udokumentował.
Przy zmianie dostawcy chmury lista kontaktów zwykle się zachowuje. A kontekst wokół niej? To on najczęściej znika:
- notatki i komentarze w kartach klientów,
- załączniki, takie jak umowy i oferty,
- historia aktywności pokazująca, kto, co i kiedy zrobił,
- pola niestandardowe i etapy lejka,
- wątki zgłoszeń z działu obsługi.
Na przebieg wyjścia wpływa też to, gdzie dostawca ma siedzibę i jak Cię wspiera. Dlatego wybór między lokalnym a międzynarodowym dostawcą CRM przekłada się na to, jak szybko dostaniesz odpowiedź, gdy poprosisz o swoje dane.
Które kwestie warto sprawdzić w umowach SaaS już dziś?
Szukaj czterech rzeczy: formatu eksportu, okresu wypowiedzenia, warunków wyjścia oraz tego, co dzieje się z Twoimi danymi po rozwiązaniu umowy. Przeczytaj umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) i regulamin dostawcy, a nie tylko stronę sprzedażową. Teksty marketingowe nikogo nie wiążą.
- Które dane można wyeksportować i w jakich formatach: CSV, XLSX, API?
- Czy eksport obejmuje załączniki i historię aktywności?
- Jak długi jest okres wypowiedzenia i czy umowa przedłuża się automatycznie?
- Czy jest klauzula wyjścia z umowy SaaS opisująca pomoc przy przenosinach?
- Czy są opłaty za eksport lub pomoc przy wyjściu?
- Jak długo dane pozostają dostępne po zakończeniu umowy i kiedy są usuwane?
- Gdzie dane są przechowywane i co mówi o tym DPA?
Odpowiedź jest niejasna? Albo nie ma jej wcale? Zapytaj dostawcę na piśmie i skonsultuj się z doradcą przed kolejnym przedłużeniem umowy.
Co mała firma może zrobić już teraz, nie czekając na stosowanie przepisów?
Szczerze mówiąc, całkiem sporo. Trzymaj własną kopię eksportu, dokumentuj integracje i sprawdzaj, czy dane da się wykorzystać poza narzędziem. Nic z tego nie zależy od rozporządzenia, a każdy z tych kroków działa u dowolnego dostawcy.
- Spisz narzędzia chmurowe, z których korzystasz, i dane przechowywane w każdym z nich.
- Zrób eksport i otwórz pliki, żeby zobaczyć, co naprawdę jest w środku.
- Przechowuj regularną kopię poza systemami dostawcy.
- Zapisz integracje, właścicieli kluczy API i automatyzacje między sprzedażą, obsługą klienta i fakturowaniem.
- Wpisz do kalendarza terminy przedłużenia i wypowiedzenia umów.
- Wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za wszystko powyżej.
Samą procedurę opisujemy w naszym poradniku o eksporcie danych z CRM, więc nie ma sensu jej tu powtarzać. Dla porządku: EpicCRM oferuje eksport danych, działa na serwerach w UE i ma opublikowaną stronę DPA. I jeszcze jedno: przenoszalność danych w firmie to nawyk, a nie jednorazowy projekt.
Jak zaplanować przenosiny, gdy już zdecydujesz się odejść
Zmiana przebiega dobrze, gdy mapujesz pola, przenosisz partię testową i zostawiasz stare konto z możliwością odczytu do czasu sprawdzenia wyniku. Nic wyszukanego. Dopasuj harmonogram projektu do okresu wypowiedzenia i terminu przedłużenia zapisanych w umowie, żeby nie płacić za dwa systemy dłużej, niż trzeba, albo (co gorsza) nie stracić dostępu w połowie przenoszenia.
Kolejność prac, którą polecam: wyczyść dane, zmapuj pola i etapy, zrób próbny import, sprawdź historię i załączniki, podłącz ponownie integracje. Dopiero wtedy wypowiedz umowę. Każdy etap opisujemy dokładniej w naszym artykule o migracji danych między systemami CRM.
Przepisy EU Data Act o zmianie dostawcy chmury mają ułatwić wyjścia od 12 września 2025 r., co potwierdza przygotowane przez Komisję omówienie rozporządzenia. Ale praca nad tym, żeby dane dało się przenieść, zaczyna się od Twoich umów i eksportów. Dzisiaj. Szczegóły dotyczące własnych umów sprawdź ze swoim doradcą.
FAQ
Czy Data Act już teraz pozwala mi bezpłatnie zmienić dostawcę chmury?
Jeszcze nie. Rozporządzenie weszło w życie, ale nie jest jeszcze stosowane, a Komisja opisuje zmianę dostawcy jako docelowo bezpłatną, a nie bezpłatną od pierwszego dnia. Do dnia rozpoczęcia stosowania to Twoja umowa decyduje, ile kosztuje wyjście i jak przebiega.
Czy Data Act obejmuje narzędzia SaaS, takie jak CRM?
Przepisy o zmianie dostawcy dotyczą dostawców usług przetwarzania danych. Czy Twoje konkretne narzędzie i umowa pod nie podlegają? To zależy od szczegółów, które wykraczają poza ogólne omówienie. Potwierdź to ze swoim doradcą, zanim powołasz się na te przepisy w negocjacjach.
Co zrobić, jeśli w mojej umowie nie ma klauzuli wyjścia?
Zapytaj dostawcę na piśmie o formaty eksportu, okres wypowiedzenia i dostęp do danych po rozwiązaniu umowy. W międzyczasie rób własne eksporty, żeby nie być zależnym od odpowiedzi. Potem porusz temat brakującej klauzuli przy przedłużaniu umowy, kiedy masz jeszcze pole do negocjacji.
