Wymagania Gmail i Yahoo dla nadawców 2024: co się zmienia w mailach z CRM
Od lutego 2024 wymagania Gmail i Yahoo dla nadawców zobowiązują każdego, kto wysyła pocztę na te skrzynki, do trzech rzeczy: uwierzytelniania wiadomości, łatwej rezygnacji z subskrypcji i niskiego poziomu zgłoszeń spamu. Jeśli nie spełnisz tych warunków, Twoja poczta może zostać odrzucona. Albo trafi do spamu, co jest niewiele lepsze.
I nie, to nie jest problem wyłącznie dużych marketerów. Mała firma, która wysyła oferty, follow-upy i newsletter z własnej domeny, podlega tym samym podstawowym wymaganiom. Poniżej: co się zmienia, kto jest nadawcą masowym oraz lista kontrolna, którą możesz przekazać administratorowi domeny przed terminem.
Spis treści
Co zmieniają wymagania Gmail i Yahoo dla nadawców w lutym 2024?
Trzy rzeczy przestają być „zalecane” i stają się obowiązkowe: uwierzytelnianie, łatwa rezygnacja z subskrypcji i niski poziom spamu. Google ogłosił to w październiku 2023 roku w swoim komunikacie o ochronie Gmaila przed spamem i przedstawił tę zmianę jako kolejny krok po tym, jak rok wcześniej zaczął wymagać jakiejkolwiek formy uwierzytelniania.
A data? Według wytycznych Google dla nadawców poczty zasady zaczynają obowiązywać 1 lutego 2024 r., a poczta, która ich nie spełnia, może nie zostać dostarczona zgodnie z oczekiwaniami albo może zostać oznaczona jako spam. Zakres obejmuje wiadomości wysyłane na konta osobiste z końcówką @gmail.com lub @googlemail.com.
Yahoo egzekwuje analogiczne standardy od tego samego miesiąca. Ale przeczytaj to, co napisano drobnym drukiem. Na jego stronie z dobrymi praktykami nadawców czytamy, że egzekwowanie będzie wprowadzane stopniowo, a zgodność będzie monitorowana przez pierwszą połowę roku. Domena, której w lutym się upiecze, może więc wpaść jeszcze wiosną.
Kto jest nadawcą masowym według zasad Gmaila dla nadawców masowych?
Ponad 5000 wiadomości dziennie na konta Gmail. Tak brzmi definicja nadawcy masowego w wymaganiach Google dla nadawców. Do tej grupy skierowany jest ostrzejszy poziom, który dokłada DMARC i rezygnację jednym kliknięciem. Poziom podstawowy dotyczy wszystkich.
Dla małej firmy praktyczne pytanie brzmi inaczej: ile wychodzi z domeny łącznie? Newsletter, automatyczne sekwencje sprzedażowe, faktury, potwierdzenia zamówień - to wszystko się sumuje, gdy te strumienie korzystają z jednej przestrzeni adresów nadawczych. Policz więc wszystkie strumienie razem, a nie tylko to, co pokazuje narzędzie marketingowe, i dopiero wtedy zdecyduj, do którego poziomu należysz.
Dlaczego mniejsi nadawcy też potrzebują uwierzytelniania poczty
Uwierzytelnianie poczty w małej firmie jest wymagane niezależnie od wolumenu, bo od lutego poziom podstawowy obejmuje wszystkich nadawców piszących na Gmaila. Nie da się tego obejść. Całą robotę wykonują trzy rekordy, które zwykle wymienia się jednym tchem jako SPF DKIM DMARC:
- SPF wskazuje, które serwery mogą wysyłać pocztę w imieniu Twojej domeny.
- DKIM dodaje do każdej wiadomości podpis kryptograficzny, który dowodzi, że nie została zmieniona po drodze.
- DMARC to polityka, która mówi serwerom odbierającym, co zrobić, gdy te kontrole się nie powiodą.
Nieuwierzytelniona oferta wysłana do jednej osoby jest narażona na folder spamu tak samo jak kampania. A reputacja jest wspólna. Gmail śledzi wolumen i reakcje odbiorców dla całej domeny, więc źle dobrany newsletter może zaszkodzić dostarczalności pojedynczych maili sprzedażowych wysyłanych spod tej samej nazwy (o tym ludzie zwykle przekonują się na własnej skórze).
Yahoo wyznacza tu konkretny pułap i na swojej stronie ze standardami wysyłki prosi nadawców, aby utrzymywali wskaźnik zgłoszeń spamu poniżej 0,3%. Myślisz, że mała lista Cię chroni? Jest odwrotnie. Przy krótkiej liście łatwiej ten limit przekroczyć, bo garstka zirytowanych odbiorców waży więcej.
Lista kontrolna dla administratora domeny przed lutym
Pięć punktów do potwierdzenia przed terminem. Osoba, która zarządza DNS domeny, czy to informatyk, czy dostawca hostingu, może przejść przez nie po kolei:
- Rekord SPF, który wymienia każdą usługę wysyłającą w imieniu domeny: serwer poczty, narzędzie do newslettera, CRM, fakturowanie.
- Podpisywanie DKIM włączone w każdej z tych usług.
- Rekord DMARC opublikowany dla domeny, na początek z polityką monitorowania.
- Rezygnacja jednym kliknięciem w wiadomościach marketingowych oraz widoczny link do wypisania się w treści.
- Higiena listy: usuń adresy, z których wróciły zwrotki, i te od dawna nieaktywne, a pisz tylko do osób, które o to prosiły.
Sprawdzenie efektu zajmuje parę minut. Wyślij wiadomość testową na konto Gmail, otwórz oryginał i przeczytaj wyniki uwierzytelniania w nagłówkach. Każda z trzech kontroli powinna mieć wynik pass. Google radzi też spełnić wymagania przed czasem i zaznacza, że może to poprawić dostarczalność, więc nie zostawiałbym tego na ostatni tydzień stycznia.
Oddziel indywidualne maile sprzedażowe od kampanii
Osobista korespondencja sprzedażowa w jednym kanale, kampanie masowe w drugim. Dzięki temu skargi na newsletter nie ciągną w dół odpowiedzi na oferty. Miejsce kampanii jest w osobnym narzędziu do email marketingu, które obsługuje wypisy za Ciebie. Indywidualne propozycje i follow-upy wychodzą z własnej skrzynki handlowca.
O tym, kto dostaje kampanię, powinny decydować dane o klientach, a nie arkusz, który ktoś wyeksportował raz w roku. W EpicCRM grupę odbiorców wyznaczają historia kontaktu i tagi, a integracja z Mailcraft przekazuje te segmenty dalej. I szczerze mówiąc, właśnie po to jest połączenie CRM z email marketingiem.
W kontakcie indywidualnym trafność też wygrywa z ilością. Krótkie sekwencje oparte na szablonach maili follow-up, które nawiązują do faktycznej rozmowy, dają odbiorcom mało powodów, by sięgać po przycisk spamu.
Jak utrzymać niski wskaźnik zgłoszeń spamu po terminie
Ludzie skarżą się rzadziej, gdy dostają tylko pocztę, której się spodziewają, w tempie, na które się zgodzili. Nic wyszukanego. W praktyce sprowadza się to do kilku nawyków:
- zapisuj zgodę przy zapisie, razem z datą i formularzem, z którego pochodzi,
- używaj czytelnej nazwy nadawcy, zgodnej z nazwą firmy,
- szybko respektuj wypisy,
- segmentuj, zamiast pisać do całej bazy,
- wstrzymaj wysyłkę do kontaktów, które nigdy nie otwierają.
Wypisy i zwrotki powinny wracać do rekordu kontaktu. Inaczej handlowiec miesiąc później doda tę samą osobę ponownie i jesteś z powrotem w punkcie wyjścia. Tag na kontakcie w EpicCRM, obok historii relacji, wystarczy, żeby nie trafił do kolejnego segmentu. Ta sama dyscyplina opłaca się przy pielęgnowaniu leadów przez email przez kilka miesięcy.
Co więc naprawdę oznacza spełnienie wymagań Gmail i Yahoo dla nadawców? Jednorazowe zadanie konfiguracyjne dla administratora oraz stałą dyscyplinę listy po stronie zespołu. Przekaż listę kontrolną jeszcze w tym miesiącu, póki jest czas na testy przed lutym.
FAQ
Czy nowe zasady dotyczą mnie, jeśli wysyłam mniej niż 5000 maili dziennie?
Tak, poziom podstawowy Cię dotyczy. Uwierzytelniania i niskiego poziomu spamu oczekuje się od lutego od wszystkich nadawców piszących na Gmaila, bez względu na wolumen. Tylko ostrzejszy poziom, z DMARC i rezygnacją jednym kliknięciem, jest zarezerwowany dla tych, którzy przekraczają ten dzienny próg.
Czym różnią się SPF, DKIM i DMARC?
SPF wskazuje serwery uprawnione do wysyłania w imieniu Twojej domeny. DKIM podpisuje każdą wiadomość, dzięki czemu odbiorca może potwierdzić, że jest autentyczna i niezmieniona. DMARC spina oba mechanizmy: określa, co ma się stać z pocztą, która nie przejdzie kontroli, i odsyła raporty do właściciela domeny.
Czy rezygnacja jednym kliknięciem dotyczy indywidualnych maili sprzedażowych?
Dotyczy wiadomości marketingowych i subskrybowanych, więc osobista odpowiedź do potencjalnego klienta nie jest traktowana jak kampania. Nie zwalnia Cię to jednak z szacunku dla odbiorcy. Gdy ktoś prosi, żebyś przestał pisać, przestań. I zaznacz to w jego rekordzie, żeby koledzy zrobili to samo.
