Leady z targów: od wizytówek do CRM, zanim ostygną

Leady z targów zostają ciepłe tylko wtedy, gdy każdy kontakt trafia na jedną wspólną listę, zostaje zaimportowany do CRM i w ciągu kilku dni po wydarzeniu ma opiekuna oraz termin pierwszego kontaktu. Brzmi oczywiście. Ale większość małych zespołów B2B aż za dobrze zna inną wersję: wracasz z targów ze stosem wizytówek i telefonem pełnym zdjęć, a miesiąc później nikt do nikogo nie zadzwonił. Ten poradnik opisuje trzy etapy, które temu zapobiegają - przygotowanie przed wydarzeniem, zbieranie leadów na stoisku i kontakt w tygodniu po targach.

Dlaczego leady z targów tak szybko stygną?

Bo kontakty leżą w kieszeni albo w galerii zdjęć, bez opiekuna, bez kontekstu i bez terminu. Wizytówki rozchodzą się między kilku różnych handlowców. To, co naprawdę padło w każdej rozmowie, zostaje tylko w czyjejś głowie. Potem wszyscy wracają do codziennej pracy, zaległe maile i zgłoszenia od klientów się piętrzą, a kontakt przesuwa się na „przyszły tydzień” (czyli, bądźmy szczerzy, zwykle na nigdy). Czy to problem narzędzi? Nie bardzo. Prawdziwą luką jest brak procesu, a naprawienie tego przed kolejnymi targami niewiele kosztuje.

Przed wydarzeniem: przygotuj arkusz zgodny z importem do CRM

Przed targami zrób jeden szablon arkusza z kolumnami, które odpowiadają polom importowanym później do CRM. Wtedy po targach nikt nie musi niczego przerabiać. Oto co bym w nim umieścił:

1. Imię i nazwisko
2. Firma
3. E-mail
4. Telefon
5. Handlowiec, który rozmawiał
6. Zainteresowanie lub produkt
7. Temperatura (gorący, ciepły, zimny)
8. Ustalony kolejny krok
9. Informacja o zgodzie

Ustalcie tagi z góry - nazwę wydarzenia, stałe etykiety temperatury - żeby każdy handlowiec zapisywał je tak samo. „Gorący”, a nie „GORĄCY!!” czy „b. zainteresowany”. Zdecydujcie, kto odpowiada za które kontakty, i wpiszcie datę importu do kalendarza już teraz, a nie potem. Twój zespół nadal pracuje na arkuszach? Wtedy poradnik o przenoszeniu danych z arkuszy do CRM pomoże dobrze przygotować szablon.

W trakcie targów: zapisuj kontekst, nie tylko dane kontaktowe

Wizytówka bez notatki to tylko nazwisko. Dlatego zaraz po każdej rozmowie zapisz, o czym była mowa. Nabazgraj coś na odwrocie wizytówki. Zrób zdjęcie wizytówki obok krótkiej odręcznej notatki. Albo uzupełnij wspólny arkusz, kiedy na stoisku zrobi się spokojniej. Co komu pasuje. Jedyne, czego nie możesz pominąć, to obiecany kolejny krok - oferta, demo, telefon - bo to on staje się pierwszym zadaniem do wykonania. I zamykaj każdy dzień 15-minutowym podsumowaniem, w którym handlowcy ręcznie przepisują wizytówki z danego dnia do arkusza. Nogi bolą, jasne, ale wieczorem rozmowy są jeszcze świeże. W poniedziałek już nie będą.

Kontakty z wizytówek w CRM w 48 godzin

Połącz arkusze wszystkich handlowców w jeden plik, uporządkuj go i zaimportuj jako CSV lub XLSX w ciągu dwóch dni roboczych. Nic skomplikowanego:

• Połącz wszystkie arkusze w jeden plik.
• Ujednolić formaty: e-maile małymi literami, jeden format telefonu, spójne nazwy firm.
• Przypisz kolumny do pól w CRM.
• Oznacz każdy rekord tagiem z nazwą wydarzenia.

Potem porównaj listę z istniejącymi kontaktami, żeby powracający klient nie pojawił się jako zupełnie nowy lead (niezręcznie, gdy handlowiec zaczyna mu wszystko prezentować od zera). Nasze wskazówki o usuwaniu duplikatów po imporcie wyjaśniają, jak to zrobić bez utraty historii relacji. W EpicCRM plik CSV lub XLSX trafia prosto do kontaktów, a leady możesz rozdzielać między handlowców za pomocą tagów. Import kontaktów z arkusza zajmuje najwyżej kilka minut. Jednej zasady bym się trzymał twardo: każdy lead dostaje opiekuna już podczas importu. Nie „później”. Później to dokładnie ten moment, w którym leady stygną.

Kontakt z leadami po targach: co wysłać w pierwszym tygodniu

Z gorącymi leadami kontaktujesz się w ciągu jednego lub dwóch dni roboczych, z pozostałymi w ciągu tygodnia, a każda wiadomość powinna nawiązywać do rozmowy, która naprawdę się odbyła. Dobry e-mail po targach mówi, gdzie się poznaliście, przypomina, o co pytała ta osoba, zawiera to, co obiecałeś, i kończy się jednym jasnym kolejnym krokiem. Tylko jednym. Dopasuj kanał do temperatury: do gorących leadów dzwoń, do ciepłych wyślij osobisty e-mail, do zimnych krótką wiadomość. Zanim jednak napiszesz do kogokolwiek z wizytówki, sprawdź, czy masz jego zgodę i czego wymagają krajowe przepisy o e-prywatności. I proszę, żadnej masowej wysyłki do wszystkich, którzy zajrzeli na stoisko.

Jak zamienić leady z targów w szanse sprzedaży w lejku

Każdy lead, który okazał prawdziwe zainteresowanie, powinien stać się szansą sprzedaży na konkretnym etapie lejka, z kolejnym zadaniem i datą, żeby nic nie zależało od czyjejś pamięci. EpicCRM pozwala ustawić własne etapy lejka, dodawać zadania z przypomnieniami i przypisywać szanse do handlowców, więc sprawdza się jako CRM dla handlowców w terenie, którzy po targach wracają w trasę. Potem raz w tygodniu zróbcie krótki przegląd leadów oznaczonych tagiem wydarzenia. Z kim był kontakt? Kto odpisał? Które szanse utknęły? Każda zablokowana szansa dostaje nowe zadanie i datę. Tyle. Pisaliśmy też o tym, jak prowadzić nowe leady dalej, gdy już trafią do lejka.

Cała procedura mieści się na jednej stronie: szablon przed wydarzeniem, kontekst w jego trakcie, import w ciągu 48 godzin i kontakt w ciągu tygodnia. Stosuj ją na każdych targach, a leady z targów zamienią się w prawdziwe rozmowy, póki ludzie jeszcze pamiętają Twoje stoisko.

FAQ

Czytaj też:

• Leady z formularza na stronie: jak każde zapytanie trafi do CRM
• Zarządzanie zadaniami w CRM: follow-upy, które nie zależą od pamięci
• Lead nurturing w małej firmie B2B: bądź przydatny, dopóki klient nie kupi
• Konwencje nazewnictwa w CRM: porządek w nazwach firm i transakcji