Sprzedaż w cyklu budżetowym: jak zaplanować transakcje na przyszły rok
Sprzedaż w cyklu budżetowym sprowadza się do dwóch rzeczy: trzeba ustalić, kiedy dany klient planuje przyszłoroczne wydatki, i dostarczyć ofertę osobie, która podpisuje, zanim plan zostanie zamknięty. Najwięcej zależy od końca sierpnia, bo firmy z rokiem obrotowym równym kalendarzowemu zwykle układają budżety między wrześniem a listopadem. Dlatego “nie mamy budżetu w tym roku” to otwarcie rozmowy, a nie ślepy zaułek.
Spis treści
Dlaczego “nie mamy budżetu w tym roku” często znaczy “zapytaj o przyszły rok”?
Tegoroczne pieniądze są już wydane. Ale plan na przyszły rok dopiero powstaje. Prawdziwy sprzeciw brzmi jak brak potrzeby albo brak priorytetu. Zastrzeżenie dotyczące terminu to co innego: potrzeba istnieje, tylko środki są już przypisane gdzie indziej. Odróżnia je jedno pytanie uzupełniające: czy warto byłoby uwzględnić to w planie na przyszły rok? Jeśli usłyszysz “tak”, trwa właśnie sezon planowania budżetów B2B, czyli krótkie okno, w którym najłatwiej dopisać nową pozycję.
Jak ustalić terminy budżetowe klienta w roku obrotowym i kto podpisuje?
Po prostu zapytaj podczas najbliższej rozmowy. Większość osób odpowiada bez wahania, bo w firmie te daty nie są żadną tajemnicą.
- Kiedy zaczyna się wasz rok obrotowy?
- Kiedy działy składają swoje plany?
- Kiedy budżet jest zatwierdzany?
- Kto jest dysponentem budżetu przy takim zakupie?
- Czego potrzebujecie na piśmie, żeby wpisać na to pozycję?
Osoba, której podoba się Twój produkt, często nie jest tą, która decyduje o pieniądzach. Zapytaj więc, kto przedstawia plan i kto go zatwierdza. A jeśli masz w zwyczaju pytać o budżet wcześnie, większość tych informacji znasz, zanim pojawi się zastrzeżenie. Odpowiedzi zapisz w notatkach do transakcji jeszcze tego samego dnia, póki są dokładne.
Harmonogram sprzedaży w cyklu budżetowym od września do grudnia
Licz wstecz od daty zatwierdzenia. Oferta musi dotrzeć, zanim dział złoży swój plan, a nie przed zatwierdzeniem budżetu. Kiedy dział finansowy przegląda już liczby, nowe pozycje rzadko są dopisywane.
- Koniec sierpnia i wrzesień: zapytaj o terminy i o osobę podpisującą.
- Przed złożeniem planu: wyślij krótką ofertę z kwotą, którą Twój rozmówca może wkleić do planu.
- W trakcie przeglądu: bądź dostępny na pytania i na prośbę zaproponuj zmieniony zakres.
- Po zatwierdzeniu: potwierdź, że pozycja się utrzymała, i ustal datę startu.
- Nowy rok obrotowy: zamień deklarację w podpisaną umowę.
Oferta gotowa do budżetu potrzebuje jednej ceny albo jasnego przedziału, daty startu, opisu tego, co obejmuje, i uzasadnienia w jednym akapicie, które Twój rozmówca może wykorzystać wewnątrz firmy. Firmy z rokiem obrotowym innym niż kalendarzowy przechodzą przez te same etapy, tylko przesunięte na własne daty.
Czego dowiesz się o planach obecnych klientów z rozmów kontrolnych?
Obecni klienci to najprostsza droga do przyszłorocznego budżetu. Wykorzystaj regularne rozmowy kontrolne z klientami wczesną jesienią, żeby zapytać, co jest w planach: zatrudnienie, nowe lokalizacje, projekty, cięcia. Sprawdź też, co dzieje się z Twoją pozycją: czy jest odnawiana, rozszerzana, czy kwestionowana? To, co usłyszysz, zapisz w notatkach i oznacz tagiem konta z potencjałem rozszerzenia.
Jak oddzielić tegoroczne i przyszłoroczne transakcje w jesiennym lejku sprzedaży
Daj przyszłorocznym transakcjom osobny etap albo tag oraz datę zamknięcia, która wypada po zatwierdzeniu budżetu klienta, a nie na koniec bieżącego kwartału. Jeśli je wymieszasz, dostaniesz napompowany jesienny lejek sprzedaży, niezrealizowane cele i czas stracony na niewłaściwe konta. W EpicCRM konfiguracja to własny etap lejka, na przykład “W budżecie na przyszły rok”, tag z rokiem obrotowym i wartość transakcji z realną datą zamknięcia dla każdego handlowca. Raport wartości lejka w podziale na daty zamknięcia pokazuje wtedy, co da się jeszcze zamknąć w tym roku, a co przechodzi na kolejny. Zastosuj ten sam podział przy wyznaczaniu realnych celów dla każdego handlowca, żeby nikt nie był rozliczany z przychodu, który nie może wpłynąć przed styczniem.
Jakie zadania przypominające utrzymują przy życiu transakcję “na przyszły rok”?
Każda odłożona transakcja potrzebuje zadań z datami powiązanymi z kalendarzem budżetowym klienta. Bez nich do stycznia pójdzie w zapomnienie. Ustaw trzy:
- Tydzień przed złożeniem planu: wyślij kwotę i pisemne uzasadnienie.
- W dniu zatwierdzenia: zapytaj, czy pozycja została zatwierdzona.
- W pierwszym tygodniu nowego roku obrotowego: zaproponuj datę startu.
Jeśli pozycję wycięto, zapytaj, co zatwierdzono w zamian i czy zmieści się mniejszy zakres, a potem ustal datę kolejnego przeglądu. W EpicCRM są to zadania z przypomnieniami przypisane do opiekuna transakcji.
Sprzedaż w cyklu budżetowym to głównie daty i nazwiska: kiedy powstaje plan, kto go podpisuje, kiedy wracasz do tematu. W tym tygodniu przejrzyj otwarte i niedawno przegrane transakcje z powodem “brak budżetu” i zapytaj każdą osobę kontaktową o terminy planowania.
FAQ
Kiedy wysłać ofertę, żeby trafiła do przyszłorocznego budżetu?
Zanim dział złoży swój plan, a nie przed ostatecznym zatwierdzeniem. Jedyny pewny sposób, żeby poznać tę datę, to zapytać osobę kontaktową. Zostaw jej dość czasu na przeczytanie dokumentu i przekazanie kwoty dalej w firmie.
Co zrobić, jeśli nie mogę dotrzeć do dysponenta budżetu?
Wtedy wyposaż swojego rozmówcę: krótkie pisemne uzasadnienie i jedna kwota, które może przedstawić w Twoim imieniu. Zapytaj też, kto jeszcze przegląda plan, bo do szefa finansów albo kierownika działu może być łatwiej dotrzeć.
Czy transakcja “na przyszły rok” powinna w ogóle zostać w lejku?
Tak, ale na osobnym etapie, z realną datą zamknięcia i zadaniem przypominającym z konkretną datą. Dzięki temu szansa pozostaje widoczna i nie zniekształca tegorocznych liczb. Jeśli usuniesz ją całkiem, zwykle nikt nie dzwoni, kiedy otwiera się nowy budżet.
